Ob Behördeninspektion, Kundenaudit oder interne Selbstinspektion: Bei technischen Anlagen entscheidet sich ein Audit selten an einer einzelnen Frage, sondern daran, ob die Unterlagen ein schlüssiges Gesamtbild ergeben. Ein Reinraum, eine Lüftungsanlage oder ein Druckluftsystem kann technisch einwandfrei sein und trotzdem Beanstandungen auslösen, wenn der Nachweis lückenhaft, widersprüchlich oder nicht schnell auffindbar ist. Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie technische GMP-Projekte strukturiert auf ein Audit vorbereiten.
Die Dokumentenlandkarte
Der erste Schritt ist eine Übersicht, welche Dokumente für ein System existieren, wo sie liegen und in welchem Status sie sind. Diese Dokumentenlandkarte ist kein Selbstzweck: Sie zeigt Lücken, bevor ein Auditor sie findet, und sie ermöglicht es, während des Audits in kurzer Zeit das richtige Dokument vorzulegen.
Für jedes auditrelevante System sollte die Landkarte mindestens enthalten:
- Anforderungen: URS, gegebenenfalls Lastenheft und Pflichtenheft
- Risikoanalysen und deren Revisionsstand
- Qualifizierungspläne und -berichte (DQ, IQ, OQ, PQ) einschließlich Anhängen
- Zeichnungen, Fließbilder und Anlagendokumentation im freigegebenen Stand
- SOPs für Betrieb, Reinigung, Wartung und Monitoring
- Kalibrier- und Wartungsnachweise
- Abweichungen, CAPA und Change-Control-Vorgänge mit Bezug zum System
- Nachweise zur Requalifizierung bzw. periodischen Überprüfung
Wichtig ist der Ablageort: Liegt das Original im Dokumentenmanagementsystem, in einer Papierakte oder beim Lieferanten? Gerade bei Lieferantendokumentation ist oft unklar, welcher Stand verbindlich ist.
Bewährt hat sich ein abschließender Qualitätsbericht je Projekt, der auf Sub-Pläne, Traceability-Matrizen, Freigabe-Checklisten und Abweichungen verweist. Er gibt Auditoren einen Einstieg und führt sie ohne Umweg zu den Einzelnachweisen.
Konsistenz von der URS bis zur Qualifizierung
Auditoren prüfen gern die Kette von der Anforderung bis zum Nachweis. Sie greifen eine Anforderung aus der URS heraus und fragen, wo sie in der Risikoanalyse bewertet und in welchem Test sie nachgewiesen wurde. Bricht diese Kette, entsteht schnell der Eindruck, dass die Qualifizierung nicht auf den tatsächlichen Anforderungen beruht.
Prüfen Sie daher vorab stichprobenartig einige kritische Anforderungen in beide Richtungen: von der URS zum Test und vom Test zurück zur Anforderung. Eine gepflegte Traceability Matrix macht diese Prüfung deutlich einfacher. Achten Sie auch auf Widersprüche zwischen Dokumenten, etwa unterschiedliche Sollwerte in URS, Qualifizierungsplan und SOP. Hinweise zu häufigen Schwachstellen finden Sie im Beitrag Typische Fehler in der GMP-Dokumentation.
Abweichungen, CAPA und Change Control
Kaum ein Qualifizierungsprojekt läuft ohne Abweichungen. Das ist kein Problem, solange sie sauber behandelt sind. Kritisch wird es, wenn Abweichungen offen sind, ohne Bewertung abgeschlossen wurden oder wenn die daraus abgeleiteten Maßnahmen nicht nachverfolgt werden.
Vor einem Audit sollten Sie klären:
- Sind alle Abweichungen aus Qualifizierung und Betrieb bewertet und abgeschlossen oder mit nachvollziehbarer Begründung offen?
- Ist bei jeder Abweichung der Einfluss auf Produktqualität und Qualifizierungsstatus bewertet?
- Sind CAPA-Maßnahmen umgesetzt und ist ihre Wirksamkeit geprüft?
- Wurden technische Änderungen seit der Qualifizierung über Change Control gesteuert, und ist der Requalifizierungsbedarf bewertet?
Ein häufiger Befund sind Änderungen, die technisch sauber umgesetzt, aber nicht im Change-Control-System erfasst wurden – etwa ein getauschter Sensor oder eine angepasste Regelparametrierung.
Bei Medizinprodukten lohnt sich zusätzlich ein Blick darauf, ob Qualifizierungsnachweise in die Technische Dokumentation einfließen und ob eine Änderung so wesentlich ist, dass die Benannte Stelle informiert werden muss.
Kalibrierstatus
Nach dem EU-GMP-Leitfaden, Kapitel 3 (3.41), sollen Mess-, Wäge-, Aufzeichnungs- und Regeleinrichtungen in festgelegten Intervallen mit geeigneten Methoden kalibriert und geprüft werden. Die Rückführbarkeit auf nationale oder internationale Normale ist Stand der Technik, die GDP-Leitlinie (3.3) fordert sie ausdrücklich. Im Audit wird häufig ein Messpunkt vor Ort ausgewählt und nach dem zugehörigen Kalibriernachweis gefragt. Stellen Sie sicher, dass:
- alle GMP-relevanten Messstellen in einer Messmittelliste erfasst und nach Kritikalität eingestuft sind,
- Kalibrierintervalle festgelegt und eingehalten sind,
- Kalibrierzertifikate vorliegen und die Rückführbarkeit erkennbar ist,
- Out-of-Tolerance-Ergebnisse bewertet wurden, einschließlich der Frage, welche Messwerte seit der letzten gültigen Kalibrierung betroffen sein könnten.
Auch die in der Qualifizierung eingesetzten Prüfmittel gehören dazu: Ein OQ-Bericht verliert an Aussagekraft, wenn das verwendete Messgerät zum Prüfzeitpunkt nicht kalibriert war.
Wartungs- und Requalifizierungsnachweise
Qualifizierung ist kein einmaliger Vorgang. Auditoren fragen, wie der qualifizierte Zustand über die Zeit erhalten wird. Relevant sind dabei Wartungspläne und deren Durchführung, Filterwechsel, Leckagetests, periodische Überprüfungen und Requalifizierungen nach festgelegten Intervallen oder Ereignissen. Nachweise sollten vollständig, unterschrieben und den jeweiligen Anlagen eindeutig zugeordnet sein. Führen Fremdfirmen die Wartung durch, prüft und bewertet der Auftraggeber deren Berichte (EU-GMP-Leitfaden, Kapitel 7, 7.8). In der Praxis gehören zu kritischen Dienstleistern außerdem Qualitätsvereinbarungen, die Umfang, Dokumentation und Meldewege festlegen.
Schnittstelle zwischen QA und Technik
Viele Befunde entstehen an der Schnittstelle zwischen Qualitätssicherung und Technik. Die Technik kennt die Anlage, die QA kennt das Qualitätssystem – im Audit muss beides zusammenpassen. Klären Sie vorab, wer bei technischen Fragen antwortet, wer Dokumente freigibt und wie Informationen zwischen beiden Bereichen fließen. Eindeutig geregelte Verantwortlichkeiten, zum Beispiel in einer RACI-Übersicht, vermeiden widersprüchliche Aussagen.
Probeaudit und Walkthrough
Ein internes Probeaudit mit einer Begehung der Anlage ist eine der wirksamsten Vorbereitungsmaßnahmen. Idealerweise führt es jemand durch, der nicht an der Qualifizierung beteiligt war. Gehen Sie den Weg, den ein Auditor gehen würde: durch die Schleusen, in den Technikbereich, an die Messstellen. Achten Sie auf Kennzeichnungen, Statusschilder, handschriftliche Notizen an Anlagen, Ordnung im Technikraum und darauf, ob die Anlage dem dokumentierten Stand entspricht.
Auskunftspersonen vorbereiten
Die Personen, die im Audit Fragen beantworten, sollten wissen, was sie erwartet. Das bedeutet nicht, Antworten auswendig zu lernen, sondern die eigene Anlage und die Dokumentation sicher erklären zu können. Bewährt haben sich einige einfache Regeln: die Frage beantworten, die gestellt wurde; nicht spekulieren; bei Unsicherheit nachsehen oder die zuständige Person hinzuziehen; Aussagen mit Dokumenten belegen.
Rohdaten griffbereit
Auditoren wollen häufig nicht nur den Bericht, sondern die Rohdaten sehen: Messprotokolle, Ausdrucke von Partikelzählern, Datenexporte aus Monitoring-Systemen, Videoaufnahmen von Strömungsvisualisierungen. Diese Daten müssen auffindbar, lesbar und dem Bericht eindeutig zuzuordnen sein. Bei elektronischen Daten spielen zusätzlich Aspekte der Datenintegrität wie Audit Trail und Zugriffsrechte eine Rolle.
Checkliste zur Auditvorbereitung
| Bereich | Prüffrage | Erledigt |
|---|---|---|
| Dokumentenlandkarte | Sind alle relevanten Dokumente je System erfasst und auffindbar? | ☐ |
| Konsistenz | Ist die Kette URS – Risikoanalyse – Test für kritische Anforderungen durchgängig? | ☐ |
| Abweichungen | Sind alle Abweichungen bewertet und abgeschlossen oder begründet offen? | ☐ |
| CAPA | Sind Maßnahmen umgesetzt und auf Wirksamkeit geprüft? | ☐ |
| Change Control | Sind alle Änderungen seit der Qualifizierung erfasst und bewertet? | ☐ |
| Kalibrierung | Sind GMP-relevante Messmittel kalibriert und rückführbar? | ☐ |
| Wartung | Liegen Wartungs- und Requalifizierungsnachweise vollständig vor? | ☐ |
| Schnittstellen | Sind Zuständigkeiten zwischen QA und Technik geklärt? | ☐ |
| Walkthrough | Entspricht die Anlage vor Ort dem dokumentierten Stand? | ☐ |
| Auskunftspersonen | Sind Ansprechpartner benannt und vorbereitet? | ☐ |
| Rohdaten | Sind Rohdaten zu allen Berichten auffindbar und zuordenbar? | ☐ |
Fazit
Eine gute Auditvorbereitung beginnt nicht zwei Wochen vor dem Termin, sondern mit einer Dokumentation, die von Anfang an konsistent und nachvollziehbar aufgebaut ist. Wer die Kette von der Anforderung bis zum Nachweis beherrscht, offene Vorgänge kennt und die Anlage vor Ort im dokumentierten Zustand hält, kann Fragen im Audit ruhig und belegt beantworten. Wenn Sie dabei Unterstützung bei der Aufbereitung Ihrer Unterlagen benötigen, finden Sie Informationen unter GMP-Dokumentation.