Viele URS sind zu dick. Das klingt zunächst nach einem Luxusproblem, denn mehr Anforderungen bedeuten scheinbar mehr Sicherheit. In der Qualifizierung zeigt sich dann das Gegenteil. Jede Anforderung in der URS soll in der Qualifizierung nachvollziehbar nachgewiesen werden: in der DQ, durch einen Test in einem Prüfprotokoll oder über Ergebnisse aus FAT oder SAT, deren Übernahme begründet ist (Annex 15, 3.3 und 3.6). Steht dort auch die Farbe der Schaltschranktür oder der Hersteller der Kabelkanäle, braucht auch das einen solchen Nachweis. Die Qualifizierung wird teuer und unübersichtlich, ohne dass das Produkt davon etwas hat.
Woran man eine überladene URS erkennt
Typisch ist eine URS, die aus dem Leistungsverzeichnis entstanden ist. Das LV beschreibt vollständig, was gebaut werden soll, und genau deshalb ist es als Vorlage verlockend. Übernimmt man es Zeile für Zeile, landen darin aber Punkte wie:
- Fabrikate und Typen von Komponenten
- Schallleistungspegel von Ventilatoren
- Beschriftungskonzepte, Farben, Kabelführung
- Wartungsfreundlichkeit und Zugänglichkeit
- Energieeffizienz und Betriebskosten
Das alles ist technisch sinnvoll und gehört geprüft. Mit Produktqualität und Patientensicherheit hat es in der Regel nichts zu tun. Eine Ausnahme kann die Wartung sein. Nach Kapitel 3 des EU-GMP-Leitfadens (Grundsatz und 3.34) sollen Räume und Ausrüstung so ausgelegt sein, dass sie sich wirksam reinigen und warten lassen. Muss für die Wartung der Reinraum betreten oder ein produktberührendes Teil geöffnet werden, wird die Wartbarkeit GMP-relevant.
Der Maßstab: Einfluss auf Produkt und Patient
Nach Annex 15 des EU-GMP-Leitfadens (3.2) soll die Spezifikation für Ausrüstung, Räume, Versorgungseinrichtungen und Systeme in einer URS und/oder Funktionsspezifikation festgelegt werden. Die wesentlichen Qualitätselemente sollen bereits in dieser Phase eingeplant und GMP-Risiken auf ein akzeptables Maß gesenkt werden. Der Schlüssel liegt im Wort wesentlich. Gemeint ist, was sich auf die Qualität des Produkts auswirken kann. Das Qualitätsrisikomanagement nach ICH Q9(R1) liefert dafür das Werkzeug.
Das Glossar von Annex 15 fasst die URS allerdings weiter. Dort ist sie die Gesamtheit der Anforderungen von Eigentümer, Nutzer und Technik, die notwendig und ausreichend sind, um ein umsetzbares Design für den vorgesehenen Zweck zu erstellen. Technische Anforderungen sind damit nicht ausgeschlossen. Dass nur GMP-relevante Anforderungen in die URS gehören und der Rest in ein technisches Lastenheft und die Abnahme nach GEP, ist deshalb unsere Empfehlung aus der Praxis und keine Vorgabe des Regelwerks.
Nach dieser Empfehlung gehört eine Anforderung in die URS, wenn sie mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantwortet:
- Kann eine Abweichung die Produktqualität beeinträchtigen, etwa durch Kontamination, Verwechslung oder falsche Lagerbedingungen?
- Kann sie die Patientensicherheit gefährden?
- Betrifft sie die Integrität GMP-relevanter Daten?
- Ergibt sie sich aus einer ausdrücklichen Vorgabe, zum Beispiel einer Reinraumklasse nach Annex 1 bei sterilen Arzneimitteln oder nach ISO 14644-1, der Wasserqualität nach Ph. Eur., der Druckluftqualität nach ISO 8573-1 oder einer SOP des Betreibers?
Ist keine der Fragen mit Ja zu beantworten, ist die Anforderung nicht falsch. Sie gehört nur an einen anderen Ort.
Wohin mit dem Rest?
Für rein technische Anforderungen gibt es die technische Abnahme nach Good Engineering Practice (GEP). Dort werden sie genauso sorgfältig geprüft, nur ohne den formalen Rahmen der Qualifizierung. Annex 15 erlaubt außerdem, Dokumentenprüfungen und einzelne Tests aus FAT oder SAT in der Qualifizierung zu verwenden, ohne sie zu wiederholen. Voraussetzung ist, dass dies begründet ist und gezeigt werden kann, dass Transport und Installation die Funktion nicht beeinflusst haben. So vermeidet man doppelte Prüfungen.
Eine praktikable Aufteilung sieht so aus:
| Anforderung | URS | Technische Abnahme |
|---|---|---|
| Reinraumklasse und Druckkaskade | ✔ | |
| Oberflächen glatt, porenfrei, desinfektionsmittelbeständig | ✔ | |
| Temperatur und Feuchte, wenn das Produkt empfindlich ist | ✔ | |
| Temperatur und Feuchte als reiner Komfortwert | ✔ | |
| Fabrikat des Ventilators | ✔ | |
| Schallpegel im Technikraum | ✔ | |
| Zugänglichkeit für Wartung (außer wo Wartung den Reinraum oder das Produkt berührt) | ✔ |
Die Grenze ist nicht immer eindeutig. Raumtemperatur ist dafür ein gutes Beispiel. In einem Lager für temperaturempfindliche Ware ist sie ein kritischer Parameter mit Alarmgrenze. In einem Umkleideraum ist sie ein Komfortwert nach den üblichen Regeln der Technik. Der Parameter ist derselbe, die Einstufung hängt vom Raum und vom Produkt ab.
Die Reihenfolge macht den Unterschied
Am einfachsten gelingt die Trennung, wenn die URS nicht am Anfang steht. Annex 15 legt nicht fest, ob Risikoanalyse oder URS zuerst entsteht. Für computergestützte Systeme sieht Annex 11 (4.4) vor, dass die URS auf einer dokumentierten Risikobewertung beruht und die Anforderungen über den gesamten Lebenszyklus rückverfolgbar sind. In der Praxis hat sich diese Reihenfolge bewährt:
- Qualifizierungsmasterplan: Welche Objekte werden qualifiziert, in welchem Umfang?
- Risikoanalyse: Welche Eigenschaften der Objekte können Produkt oder Patient gefährden?
- URS: Aus den Risiken und den Regelwerken entstehen die Anforderungen.
Ganz linear läuft das selten. Oft stehen zuerst Grundanforderungen und ein Konzept, die Risikoanalyse schärft sie, und erst danach wird die URS freigegeben.
Jede Anforderung in der URS lässt sich dann auf ein Risiko oder eine regulatorische Vorgabe zurückführen. Fehlt dieser Bezug, ist das ein Hinweis, dass die Anforderung in die technische Abnahme gehört. Mehr zur Rolle der Risikoanalyse steht im Artikel Risikoanalyse bestimmt den Qualifizierungsumfang.
Herkunft gehört dazu
Gute URS-Anforderungen nennen ihre Quelle. Das kann ein Regelwerk sein, eine Zeile aus der Risikoanalyse oder eine Vorgabe aus einer SOP des Betreibers. Bei einer Inspektion lässt sich so in einem Satz erklären, warum eine Anforderung existiert. Und bei späteren Änderungen ist sofort klar, welche Anforderungen betroffen sind, wenn sich ein Risiko oder eine SOP ändert.
Fazit
Eine schlanke URS ist kein Zeichen von Nachlässigkeit. Sie zeigt, dass jemand entschieden hat, was für das Produkt zählt. Die übrigen Anforderungen werden weiterhin geprüft, nur an der passenden Stelle. Das spart Aufwand in der Qualifizierung und macht die Dokumentation für Auditoren leichter nachvollziehbar.
Wie eine URS grundsätzlich aufgebaut ist, beschreibt der Artikel Was ist eine URS im GMP-Umfeld?. Unterstützung bei Erstellung und Review finden Sie unter GMP-Dokumentation.