GMP-Dokumentation soll belegen, dass ein System, ein Prozess oder ein Produkt kontrolliert geplant, umgesetzt und geprüft wurde. In der Praxis scheitert dieser Beleg selten an einem einzelnen großen Versäumnis, sondern an vielen kleinen Unstimmigkeiten, die sich über Projektphasen und Dokumente hinweg summieren. Die folgenden Fehler begegnen in Qualifizierungs- und Technikprojekten immer wieder – bei Reinräumen, HVAC-Anlagen, Druckluftsystemen ebenso wie bei Laborausstattung. Zu jedem Punkt finden Sie, warum er problematisch ist und wie Sie ihn vermeiden.
Fehler in den Anforderungen
Nicht prüfbare Anforderungen
Formulierungen wie „ausreichende Luftwechselrate“ oder „benutzerfreundliche Bedienung“ lassen sich nicht testen. Spätestens in der OQ fehlt dann ein objektives Kriterium, und die Prüfung wird zur Ermessensfrage.
Vermeidung: Jede Anforderung in der User Requirement Specification erhält eine eindeutige ID, einen messbaren Zielwert oder ein klar beobachtbares Verhalten und einen Hinweis, wie sie nachgewiesen werden soll. Eine gute Kontrollfrage lautet: Könnte eine unbeteiligte Person anhand dieser Anforderung entscheiden, ob sie erfüllt ist?
Akzeptanzkriterien fehlen oder werden nachträglich angepasst
Fehlen Akzeptanzkriterien im Prüfplan, entsteht der Eindruck, dass das Ergebnis erst bewertet wurde, nachdem es vorlag. Noch kritischer ist es, wenn Kriterien nach der Messung stillschweigend an das Ergebnis angepasst werden.
Vermeidung: Akzeptanzkriterien werden vor der Durchführung festgelegt und mit dem Prüfplan freigegeben. Muss ein Kriterium während der Durchführung wesentlich geändert werden, wird das nach Annex 15 (2.7) als Abweichung dokumentiert und wissenschaftlich begründet, nicht per Korrektur im ausgefüllten Protokoll. Auch spätere Änderungen an Akzeptanzkriterien sollen wissenschaftlich begründet werden (2.9).
Fehler in Struktur und Verknüpfung
Fehlende oder brüchige Traceability
Wenn sich nicht nachvollziehen lässt, welche Anforderung durch welchen Test belegt wird, bleibt offen, ob alle kritischen Punkte geprüft wurden. Typisch sind Anforderungen ohne Test, Tests ohne zugehörige Anforderung oder IDs, die sich zwischen URS und Protokoll unterscheiden.
Vermeidung: Eine gepflegte Traceability Matrix verbindet Anforderung, Risiko, Spezifikation und Testfall. Sie wird nicht erst am Projektende erstellt, sondern wächst mit dem Projekt und wird vor dem Abschlussbericht vollständig abgeglichen.
Inkonsistente Versionen und Dokumentnummern
Ein Protokoll verweist auf die URS in Version 1.0, freigegeben ist aber bereits Version 2.0. Oder dieselbe Dokumentnummer taucht mit unterschiedlichen Titeln auf. Im Audit führt das unmittelbar zu der Frage, gegen welchen Stand eigentlich geprüft wurde.
Vermeidung: Ein zentrales Dokumentenverzeichnis mit Nummer, Titel, Version und Status. In der Praxis lohnt es sich, dort die tatsächliche Dokument-ID und Revision einzutragen, wie sie auf dem Dokument steht, und nicht eine projektinterne Kurzbezeichnung. Verweise nennen immer Nummer und Version. Vor jeder Freigabe wird geprüft, ob referenzierte Dokumente im genannten Stand gültig sind. Bei technischen Projekten gehört dazu auch der Abgleich der Planstände zwischen den Gewerken, denn Lüftungs-, Elektro- und Architekturpläne entwickeln sich oft unterschiedlich schnell.
Verweise ins Leere
Querverweise auf Anhänge, Zeichnungen oder Kalibrierzertifikate, die nicht beigefügt oder nicht auffindbar sind, machen einen Nachweis unvollständig – auch wenn die Arbeit selbst korrekt war.
Vermeidung: Bei der Dokumentprüfung jeden Verweis tatsächlich auflösen. Anlagen werden eindeutig nummeriert und im Hauptdokument mit Seitenanzahl aufgeführt.
Kopien aus Vorlagen ohne Anpassung
Vorlagen sparen Zeit, bergen aber das Risiko, dass Prüfschritte, Anlagenbezeichnungen oder Grenzwerte eines anderen Projekts stehen bleiben. Ein Protokoll, das die falsche Raumnummer oder nicht vorhandene Komponenten nennt, beschädigt die Glaubwürdigkeit des gesamten Dokumentensatzes.
Vermeidung: Vorlagen enthalten klar markierte Platzhalter. Nicht zutreffende Prüfschritte werden nicht gelöscht, sondern begründet als „nicht zutreffend“ gekennzeichnet. Die fachliche Prüfung erfolgt durch eine Person, die das konkrete System kennt.
Fehler bei Durchführung und Nachweis
Rohdaten fehlen
Ein Protokoll mit dem Eintrag „Differenzdruck i. O.“ ist ohne Messwert, Messmittel und Zeitpunkt kein Beleg. Das gilt auch für Ausdrucke von Messgeräten, Datenexporte aus der Gebäudeleittechnik oder Partikelzählerprotokolle, die nicht aufbewahrt wurden.
Vermeidung: Messwerte werden mit Einheit, Messmittel samt Kalibrierstatus, Datum und ausführender Person erfasst. Originalausdrucke und elektronische Rohdaten werden dem Protokoll zugeordnet und so abgelegt, dass sie über den Aufbewahrungszeitraum lesbar bleiben.
Liefert ein externes Labor oder ein Messdienstleister einen Bericht, ersetzt dessen Schlussfolgerung nicht die eigene Bewertung gegen die freigegebenen Akzeptanzkriterien. Bewährt hat sich, die Messpunkt-IDs in Rohdaten, Bericht und Traceability Matrix identisch zu halten, damit sich jeder Wert ohne Umweg zuordnen lässt.
Abweichungen nicht dokumentiert oder nicht bewertet
Abweichungen sind in Qualifizierungen normal. Problematisch wird es, wenn sie nur mündlich geklärt, im Protokoll überschrieben oder zwar erfasst, aber nie hinsichtlich ihrer Auswirkung auf Produktqualität und Qualifizierungsstatus bewertet werden.
Vermeidung: Jede Abweichung erhält eine Nummer, eine Beschreibung, eine Ursachenbetrachtung, eine Bewertung und eine Maßnahme. Der Abschlussbericht führt alle Abweichungen mit ihrem Status auf. Offene Punkte werden nicht verschwiegen, sondern mit Begründung und Termin benannt.
In größeren Projekten führen wir zusätzlich eine zentrale Abweichungsliste. Sie zeigt je Abweichung die Phase, in der sie entdeckt wurde, die Einstufung (kritisch, schwer, gering), die Bewertung und bis zu welcher Phase sie abgeschlossen sein muss. Die Liste dient dem Überblick. Die formale Bearbeitung von Abweichungen und CAPA im QM-System ersetzt sie nicht.
Unvollständige Unterschriften und Freigaben
Fehlende Prüfer- oder Freigabeunterschriften, undatierte Signaturen oder eine Freigabe nach bereits begonnener Durchführung sind klassische Auditfeststellungen. Sie stellen infrage, ob die vorgesehene Kontrolle stattgefunden hat.
Vermeidung: Rollen und Verantwortlichkeiten werden im Qualifizierungsplan festgelegt. Vor Beginn der Durchführung wird die Freigabe des Prüfplans kontrolliert. Für elektronische Signaturen gilt im EU-GMP-Leitfaden Anhang 11, Abschnitt 14, für den US-Markt 21 CFR Part 11.
Fehler im Lebenszyklus
Änderungen ohne Change Control
Nach der Qualifizierung wird ein Sollwert angepasst, ein Filter anders dimensioniert oder eine Software aktualisiert – ohne formale Änderungsbewertung. Der dokumentierte Qualifizierungsstatus entspricht dann nicht mehr dem tatsächlichen Zustand der Anlage.
Vermeidung: Jede Änderung an qualifizierten Systemen läuft über das Change-Control-Verfahren. Dort wird bewertet, welche Dokumente betroffen sind und ob eine Requalifizierung oder ein Teiltest erforderlich ist. Die Traceability Matrix und das Dokumentenverzeichnis werden entsprechend nachgezogen.
Verstöße gegen gute Dokumentationspraxis
Viele Feststellungen betreffen weniger die fachliche Qualität als die Form der Aufzeichnung. Kapitel 4 des EU-GMP-Leitfadens enthält dazu konkrete Regeln. Handschriftliche Einträge sollen klar, lesbar und dauerhaft sein (4.7) und zum Zeitpunkt der Tätigkeit erfolgen (4.8). Änderungen werden unterschrieben und datiert, die ursprüngliche Angabe bleibt lesbar, und wo angebracht wird der Grund vermerkt (4.9). Die Integrität der Aufzeichnungen ist über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicherzustellen (4.10), und zu den vorgesehenen Unterlagen gehören auch Unterschriftenlisten (4.29).
Als Merkregel zur Datenintegrität ist ALCOA+ verbreitet. Sie fasst zusammen, welche Eigenschaften Daten und Aufzeichnungen haben sollen:
| Prinzip | Typischer Verstoß | Praxis |
|---|---|---|
| Zuordenbar | Kürzel ohne Unterschriftenliste | Unterschriftenliste im Projekt führen |
| Lesbar | Überschreiben, Tipp-Ex, Bleistift | Einfach durchstreichen, Korrektur mit Datum und Kürzel, Grund, wo er nicht offensichtlich ist |
| Zeitgerecht | Nachträgliches Ausfüllen aus dem Gedächtnis | Werte zum Zeitpunkt der Messung eintragen |
| Original | Nur abgeschriebene Werte, Original verworfen | Originalbeleg aufbewahren und referenzieren |
| Richtig | Rechen- oder Übertragungsfehler | Berechnungen nachvollziehbar darstellen, Vier-Augen-Prüfung |
| Vollständig, konsistent, dauerhaft, verfügbar | Leere Felder, lose Blätter, unlesbare Thermodrucke | Leerfelder entwerten, Seiten nummerieren, Thermodrucke kopieren und verifizieren |
Diese Regeln sind einfach, müssen aber allen Beteiligten bekannt sein – auch Dienstleistern und Monteuren, die Protokolle vor Ort ausfüllen. Eine kurze Einweisung vor Beginn der Durchführung verhindert viele Nacharbeiten.
Fazit: Konsistenz schlägt Umfang
Auditfähige Dokumentation zeichnet sich nicht durch Seitenzahl aus, sondern dadurch, dass Anforderungen, Tests, Ergebnisse und Abweichungen lückenlos und widerspruchsfrei zusammenpassen. Wer Prüfbarkeit, Traceability und Dokumentationsdisziplin von Beginn an einplant, spart sich die aufwendige Nachbearbeitung vor einer Inspektion. Weitere Hinweise zur Vorbereitung finden Sie im Beitrag zur Auditvorbereitung technischer GMP-Projekte.
Unterstützung bei Aufbau und Prüfung Ihrer Unterlagen erhalten Sie im Rahmen der GMP-Dokumentation.